第一条 为加强对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用，结合行政处罚工作实际，特制定本制度。

第二条 行政处罚档案，是进行综合执法工作的重要依据和真实记录，必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求，做好行政处罚案件的立卷归档工作。

第三条 行政执法卷宗必须一案一卷。

第四条 行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理、填写完善、编写页码后交案卷管理人员统一归档。

第五条 案卷管理人员收到已结案的行政处罚档案后，要认真检查档案的完善情况，统一编写归档号装订成册，并做好存档登记工作。在检查过程中如发现档案有错填、漏填、内容与目录不符等情况，应及时返还办案人改正。

第六条 对于存在分期、缓缴罚款情况的案件，办案人员应在同意当事人分期、缓缴罚款申请后15个工作日内交案卷管理人员临时存档。档案管理人员做好登记的同时，在分期、缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款。

第七条  归档的行政执法文书材料，必须是真实、准确、法律手续完备的原件。案件办结后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续或相关证明材料不完备的，应及时补齐或补证，剔除与本案无关的材料。

第八条 卷内行政执法文书材料，一般只保存一份(有领导批示的除外)，重复的文书材料应剔除。照片等声像材料要写好文字说明，随纸质文件一起立卷。

第九条 行政执法文书材料排列总的要求是，按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。其一般排列顺序为：

1.卷宗封面

2.卷宗目录

3.立案审批表

4.现场勘验记录（包括现场取证照片）

5.责令改正通知书

6.调查询问笔录及相关证据材料

7.案件调查终结报告

8.《案件审核表》

9.集体讨论案件记录

10.行政处罚事先告知书

11.行政处罚听证通知书

12.陈述申辩笔录

13.行政处罚听证笔录

14.行政处罚听证报告

15.《行政处罚审批表》

16.行政处罚决定书

17.行政复议或行政诉讼有关文书材料

18.分期、缓交罚款申请表

19.罚款票据粘贴页

20.行政处罚结案审批表

21.结案报告

22.立卷、验卷情况记载（备考表）（卷底）

第十条 一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后，要逐张编页号，两面有文字的两面都编号。一本卷宗编一个流水页号。卷宗封面、卷内文件目录、卷底不编页码。页码一律使用阿拉伯数字，用铅笔书写在右上角。

第十一条 要认真登记好卷内文件目录。卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号。卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页码。“页码”一栏，同一份文书有多页的，填起止号。

第十二条 卷宗封面所列的各个项目，都要用黑色碳素笔逐项填写齐全，书写要工整。

第十三条 装订前要做好行政执法文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。

第十四条 卷宗必须使用A4纸。卷宗装订要牢固，不要漏订。

第十五条 卷宗装订以后，在卷底装订线上贴上封纸，并将案卷管理人员名章加盖于骑缝处。卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。

第十六条 录音、录像载体和证物(单独装袋的)材料，应与卷宗(文字材料)统一排列编号存放(特殊的也可以单独存放)，统一划分保管期限。

第十七条 卷宗检查合格后，由执法机构指定专人保管。归档编号按案件发生年份归档，按结案日期编号，进行登记造册。

第十八条 办案人不得将行政处罚档案据为己有、私自销毁或拒绝归档。

第十九条 已结案归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得原办案人和档案人员同意，并经办案单位领导批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。

第二十条 借阅、调阅行政处罚卷宗，应由局法规科主管批准，并履行借阅登记手续。